Área de Conhecimento

Nesta secção há o compartilhamento de artigos, textos, opiniões e ideias sobre assuntos que envolvem a nossa sociedade como um todo de forma a permitir o desenvolvimento de uma opinião crítica principalmente sobre situações que envolvem o nosso dia a dia, não apenas como pessoas, em nossas relações mais próximas, bem como aquelas interações profissionais.

Os grandes desafios do Lean Office

“A repetibilidade gera a eficiência” era assim que um dos grandes especialistas da Ford Motor Company costumava encerrar todos os seus treinamentos voltados a implantação de processos nas mais de centenas empresas espalhadas pelo mundo. Não por mero acaso, o fordismo, termo criado e dado por Henry Ford ao conjunto de práticas relacionadas a administração industrial, foi durante muitos anos quase que garantia de atendimento das metas de produção em qualquer tipo de processo produtivo. A certeza de eficácia.

Já a capacidade de alcançar o melhor desempenho para as atividades desenvolvidas compatível com a quantidade e qualidade dos recursos disponíveis, a chamada eficiência, passou a ser inserida na indústria a partir da implantação dos conceitos de produção enxuta, o conhecido sistema Toyota de produção. Dentre os mais festejados, o Lean Manufacturing, o Just-in-time, o Kanban e o Nivelamento de Produção ou Heijunka.

A corrida incessante pela implantação de muitas dessas práticas durante um bom tempo esteve restritamente associada às melhorias potenciais a serem conquistadas junto às atividades diretas que compõem os processos industriais. Entendia-se que às ações de suporte e/ou indiretas a estes, talvez por não agregarem riqueza óbvia aos itens gerados, nada caberia a ser feito. Diante esta crença, boa parte das atividades administrativas costumava receber o ‘carimbo’ de serem custos inerentes ao processo e por não serem geradoras de receita, de menor relevância. Um equívoco gigantesco muito representado por iniciativas tais como o de premiar os colaboradores das áreas de vendas de forma agressiva, ao mesmo tempo em que ignora àqueles que desenvolvem suas atividades administrativas com exatidão. Mas isto viria a mudar.

O aumento da rentabilidade de um negócio, resultado da combinação perfeita entre o incremento de receitas e redução de custos, tem estado muito em voga. Algo legítimo e óbvio e que jamais poderia deixar de ser. Mas a intensidade disso foi ainda maior. O surgimento de um cenário de intensa competitividade, alimentada também pela redução sistemática das margens operacionais, associada ao surgimento de um grande número de players globais, presentes em qualquer esquina, fez com que a disseminação da eficiência junto a todas a atividades secundárias, indiretas e/ou compartilhadas, ao longo de tantos projetos e processos desenvolvidas por tantas organizações se tornasse um fator crítico de sucesso, uma premissa básica. Sem a plena eficiência no uso de todos os recursos disponíveis, os riscos aumentam e as devidas ações mitigatórias se tornam improváveis. 

Diante disso, a adoção de práticas e conceitos que permeiam a boa gestão de projetos e processos deve estar inserida plenamente nas rotinas diárias de quaisquer atividades organizacionais. Desde ações simples e cotidianas, até aquelas que envolvem um maior grau de complexidade, ainda que sejam consideradas como secundárias e/ou indiretas. Quais elas? Pois bem, algumas:

·         A inserção de práticas voltadas à melhoria contínua das atividades;

·         A estruturação de processos consistentes de lições aprendidas;

·         A adoção e devido acompanhamento de indicadores de performance;

·         A otimização plena de todos os recursos disponíveis;

·         A redução de qualquer tipo de desperdício independente de sua relevância;

·         A implantação do processo ‘puxado’ em qualquer rotina operacional;

·         A flexibilidade na variação do fluxo operacional vigente;

Eis que o que se tem pela frente, a importante inserção dos conceitos e práticas de Lean Office, algo factível e aplicável em qualquer tipo de processo, seja qual for o tipo de empresa, tamanho e segmento. Um novo patamar de eficiência.